domingo, 13 de enero de 2013

Google Drive para la tarea docente

La generalización de los servicios de Internet en el mundo educativo ha procurado notables avances en la labor docente y grandes mejoras en la gestión de dicha labor. Así, la web nos proporciona numerosos materiales para nuestras clases: apuntes, esquemas, vídeos, simulaciones, ... También contamos con eficientes herramientas de comunicación entre profesores, entre profesores y alumnos y entre profesores y familias. Estas herramientas son de sobra conocidas por todos: correo electrónico, redes sociales y, más recientemente, servicios de mensajería tipo whatsapp. 


Gestor de correo electrónico

Poco a poco, todos los docentes se han acostumbrado al uso de estas herramientas a través de los ordenadores de sus hogares o de los centros donde trabajan. Claro, el empleo de diferentes ordenadores  trajo el uso de memorias USB que debíamos llevar siempre encima. En ellas se almacenaban todos los documentos que habíamos preparado en casa - sí, los profesores trabajamos en casa ¡y mucho ! - para tenerlos disponibles en clase, en las reuniones, ... 

Memorias USB, ¿te acuerdas?


El paso siguiente vino de la mano de los ordenadores portátiles, notebooks y demás equipos más ligeros y que se pueden llevar a todas partes. Además de su equipo portátil, los profesores no dejaron de trabajar en otros equipos informáticos, guardando sus documentos en las memorias USB para evitar la proliferación de distintas versiones de un mismo documento. Por otra parte, la naturaleza de la labor docente, exige la edición colaborativa de muchos de estos documentos (exámenes, programaciones, valoraciones, ...). Los documentos eran enviados de un usuario a otro mediante el ya mencionado correo electrónico. 

En los últimos años se dio una vuelta de tuerca a la edición colectiva de estos documentos mediante el uso de discos duros virtuales. Los archivos se crean y se almacenan en "la nube", pudiendo ser compartidos por varios usuarios. Esta compartición de archivos tenía como gran ventaja el tener que olvidarse del envío de engorrosos emails con las versiones finales de los documentos como adjuntos.

Muchos de los servicios de almacenamiento en la nube permiten compartir documentos


Ejemplos de servicios de almacenamiento y compartición de archivos son Dropbox, Box o Ubuntu One, y suelen ofrecer bastante espacio (5 GB) de manera gratuita. Además, permiten "trabajar en local", lo que quiere decir que disponen de aplicaciones que reservan una carpeta del ordenador para almacenar todos los archivos. Así, cuando se edita un documento de dicha carpeta, se guarda en el disco duro del ordenador y después la aplicación lo sube al servidor.



Entonces, dejó de tener sentido el llevar las memorias USB, que fueron poco a poco siendo más o menos olvidadas. Sin embargo, el uso de estos discos duros virtuales trajo otro problema: los conflictos en las versiones de los documentos. ¿Qué significa esto? Para responderte a la pregunta, imagina un docente, A, que está editando un archivo de texto que comparte con otros de sus profesores. En ese mismo instante, B, uno de sus compañeros decide abrir el documento, apuntar en él una serie de datos muy importantes y guarda el documento. Cuando A termina de editar el documento, encuentra que hay otra versión del mismo, la editada por B. Si quiere contar con todos los datos, deberá abrir ambos documentos y compararlos para poder incluir toda la información en un sólo archivo. Una lata, un trabajazo, un problemón que trae consigo abundantes dolores de cabeza por culpa de registros que no coinciden de unos usuarios a otros, documentos que no contienen toda la información, ...

Copias conflictivas del archivo "Notas Matemáticas I.xls"


Sin embargo, este problema puede ser resuelto con el uso de Google Drive (antes Google Docs) y  la solución de almacenamiento en la nube que aporta Google, Drive. Aquí tienes un vídeo que explica el funcionamiento de Google Docs.




Google Docs se integrá perfectamente con Google Drive, lo que permite compartir archivos que tengamos almacenados en nuestra unidad Drive.



Las grandes ventajas que encuentro para la utilización de Google Drive en la docencia son:

  • Tan sólo es necesario una cuenta (gratuita) de gmail, algo muy fácil de obtener. Tener una cuenta de gmail centraliza la unidad Google Drive y permite acceder a otros servicios como Google Calendar o Blogger.
  • Al igual que Dropbox o Ubuntu One, también cuenta con una aplicación para sincronizar los archivos de tu ordenador. Por desgracia, los usuarios de Linux todavía debemos esperar un poco o poner en funcionamiento artimañas más o menos cutres.
  • Al compartir una carpeta, se puede escoger si sólo se dan permisos de visualización o también de edición. Esta opción es muy interesante para evitar que un compañero se cargue todo tu trabajo.
  • El control de versiones es mucho más claro que en otros servicios. Además, es muy sencillo saber qué modificó cada compañero y se resaltan las novedades introducidas en los archivos. Esto hace que Google Docs sea el medio ideal para la realización de programaciones docentes, controles de asistencia, ...
  • Permite el trabajo offline.
  • Traducción instantánea del documento a otros idiomas.
  • Convierte fácilmente archivos .doc a .pdf, y viceversa.
  • Al estar asociado a una cuenta de gmail, enviar por correo electrónico las versiones definitivas es algo inmediato.
  • Su uso en el aula agiliza los trabajos colaborativos que realicen los alumnos.
Vamos, que veo muchas ventajas en el uso de Google Docs para la tarea docente y espero que pronto se generalice. 

3 comentarios:

Jordiet dijo...

Muy buena entrada Luis, es un hecho el de la colaboración que muchos tratan de soslayar sin darse cuenta que no hay salida.

El problema de la concurrencia que comentas en las versiones de varios documentos con herramientas como Dropbox es algo que ya pasó en la informática cuando se popularizaron las bases de datos. La solución entonces fue con transacciones atómicas, es decir, todo-en-uno, o una transacción se hace entera o una sola de sus partes no es válida pues daría lugar a inconsistencias (imagina que alguien saca dinero de una cuenta pero no se ingresa en la de destino, el dinero quedaría en el limbo).

El tema es que como nuestros documentos no son tan importantes como nuestro dinero... se está postergando el darle una solución seria y acorde al problema.

Uno puede pensar que Google Docs soluciona el problema, como dices. Y es cierto, lo hace, pero de una forma no muy agradable al usuario. Es decir, uno debe loguearse en un web y trabajar con un listado de documentos, compartirlos, etc... de una forma muy 2.0.

Creo que la solución es que los fabricantes de software de ofimática se dejen de tomarnos el pelo con la versión de cada año de su programa estrella cuya única diferencia es que necesita más recursos para funcionar. ¿Os acordáis cuando de una versión a otra había mejoras de verdad? Faltan ideas en el software que están tratando de suplir con fuerza bruta.

Mi solución sería integrar en este software un navegador de nuestros archivos en la nube, de forma que al iniciarlo pudiéramos escoger directamente el documento con el que queremos trabajar, y si no estamos logueados en el sistema se nos ofrezca la opción de hacerlo. La gracia estaría en que SOLO se descargase el listado de archivos (como hace Google Docs), y no el contenido como hace Dropbox, de forma que se agiliza muchísimo. Esto que comento ya lo está haciendo Apple en Pages y su solución de almacenamiento en la nube iCloud, y me imagino que si no está ya para Ubuntu es cuestión de tiempo que Canonical saque algo en colaboración con LibreOffice para aprovechar ONE en este sentido:

http://imageshack.us/photo/my-images/7/capturadepantalla201301n.png/


En cualquier caso, le sigo viendo un problema a estas soluciones que sí solventa Google Docs. No podemos ver si alguien más está editando el documento. Imaginad que, como en Docs, cuando alguien más entrase a editar el documento se nos indicase bien visible que ha entrado al documento el usuario X que tiene permiso de edición del mismo documento, ¡todo sin salir de la suite de ofimática!, y que hiciera como Docs de nuevo, mostrándonos esos cambios. Es decir, una fusión de lo que hace Docs pero más amable para el usuario que no quiera pelearse con una interfaz en el navegador. ESE es el escollo a salvar, y quien lo haga se llevará el gato al agua.

Luis dijo...

Totalmente de acuerdo, desde la mayúscula hasta el punto final.

Entiendo la relativa incomodidad que supone trabajar desde un navegador, en lugar de hacerlo en local, aunque creo que es cuestión de acostumbrarse. Google quiere que el navegador sea el corazón de los equipos informáticos, y pese a que no termine de gustarme, esto puede suponer una salida para abaratar ordenadores, y por tanto, democratizar su uso. También, ya de paso, así se consigue que el usuario no pueda vivir sin los servicios de Google, que es algo que los pillines de la compañía también habrán pensado.

En cuanto a las idas y venidas de los fabricantes de programas ofimáticos, mejor no extenderse. Ha llegado un momento en el que la única diferencia de una versión a otra tiene que ver con el consumo de recuersos, que siempre es creciente. Y tienes razón: la compañía de software que lance el paquete ofimático que permita la edición colaborativa y local, ¡se forra!

Jordiet dijo...

Pues fíjate que yo veo el futuro más en las aplicaciones sencillas como las que vende Google Play o la AppStore. Me juego lo que quieras a que dentro de 10 años nadie usará ordenadores potentes sino tabletas con aplicaciones de ese estilo. El día que les den la versatilidad que les falta para poder producir contenido y no sólo consumirlo... erá la verdadera era post-pc.

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